Forord
Scantruck A/S (SCT) ønsker at have en åben virksomhedskultur, hvor alle kan stå frit frem og indberette deres rimelige mistanke eller viden om uregelmæssigheder eller ulovligheder i relation til SCT’s aktiviteter, medarbejdere, ledelse, leverandører og lignende.
SCT er bevidst om, at en åben virksomhedskultur i visse tilfælde ikke er tilstrækkelig til at sikre, at oplysninger om ulovligheder eller uregelmæssigheder kommer frem gennem SCT’s almindelige kommunikationskanaler.
SCT har derfor som et supplement etableret en intern whistleblowerordning i overensstemmelse med lov om beskyttelse af whistleblowere (lov nr. 1436 af 29/06/2021) (whistleblowerloven).
Formålet med denne whistleblowerpolitik er at forklare, hvordan whistleblowerordningen fungerer, herunder hvilke oplysninger der kan indberettes, hvem der kan indberette og hvordan indberetninger håndteres, så potentielle whistleblowere kan træffe en informeret beslutning om, hvorvidt, hvordan og hvornår der skal foretages en indberetning. Whistleblowerpolitikken fortæller også om den beskyttelse, en whistleblower får.
Whistleblowerordningens formål
Whistleblowerordningen har til formål
Whistleblowerordningen er et alternativ og supplement til de almindelige kommunikationsveje i SCT.
Det er dermed frivilligt at anvende den, og det bør altid overvejes, om en observation hensigtsmæssigt kan håndteres ved henvendelse gennem de almindelige kommunikationsveje til ledelsen i SCT (nærmeste leder eller dennes leder), til tillids- eller arbejdsmiljørepræsentanten eller til HR-afdelingen.
Whistleblowerordningen er navnlig tiltænkt situationer, hvor en potentiel whistleblower ikke føler sig tryg ved at bruge de almindelige kommunikationsveje, herunder ved frygt for at blive mødt med sanktioner, samt situationer, hvor der allerede er sket henvendelse via de almindelige kommunikationsveje, og hvor observationen ikke er blevet håndteret og taget hånd om.
SCT gør opmærksom på, at den beskyttelse en whistleblower nyder under whistleblowerloven, kun gælder når der foretages indberetning i overensstemmelse med lovens krav og gennem de etablerede indberetningskanaler for whistleblowerordningen.
Whistleblowerloven kan tilgås via dette link. https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2021/1436t
Whistleblowerordningen kan anvendes af alle ansatte i SCT, inklusive medlemmer af bestyrelsen og direktionen.
Whistleblowerordningen kan herudover anvendes af andre fysiske personer, som har skaffet sig adgang til de oplysninger, der indberettes, i forbindelse med vedkommendes arbejdsrelaterede aktiviteter, og som tilhører en af følgende persongrupper med relation til SCT;
En whistleblower har ikke partsstatus i sagen.
Whistlebloweren modtager i overensstemmelse med whistleblowerloven feedback, jf. herom nedenfor.
Hvad kan indberettes til whistleblowerordningen?
Whistleblowerordningen kan kun anvendes til at indberette oplysninger om visse forhold, der har fundet sted, eller vil finde sted indenfor SCT’s ansvarssfære, og kun når whistlebloweren har skaffet sig adgang til oplysningerne i forbindelse med vedkommendes arbejdsrelaterede aktiviteter som ansat i SCT.
De forhold, der kan indberettes til whistleblowerordningen, kan opdeles i tre kategorier. Disse er:
Kategori 1:
Enhver overtrædelse af visse EU-regler og implementeringen heraf i dansk ret inden for områderne:
Der gælder ingen bagatelgrænse for disse forhold, og enhver overtrædelse kan derfor indberettes.
Kategori 2:
Øvrige alvorlige lovovertrædelser, hvilket omfatter, at der som udgangspunkt skal være tale om forhold, hvis afdækning er i offentlighedens interesse.
Omfattet vil i almindelighed være oplysninger om strafbare forhold, herunder overtrædelser af eventuelle tavshedspligter, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri og bestikkelse, brud på sikkerhed i transportsektoren, beskyttelse af natur og miljø, alvorlige brud på arbejdssikkerheden m.v.
Kategori 3:
Øvrige alvorlige forhold, hvilket eksempelvis omfatter tilfælde af seksuel chikane eller andre grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, f.eks. grov chikane på grund af race, politisk eller religiøst tilhørsforhold, diskrimination, grove eller gentagne overtrædelser af forvaltningsretlige principper, herunder undersøgelsesprincippet, krav om saglighed, magtfordrejningsgrundsætningen og proportionalitet. samt bevidst vildledning af borgere og samarbejdspartnere mv.
I hver enkelt sag, der indberettes via whistleblowerordningen, foretages der en konkret vurdering af, om indberetningen falder indenfor ordningen.
Hvilke forhold kan ikke indberettes om til whistleblowerordningen?
Mindre væsentlige forhold kan ikke indberettes til whistleblowerordningen.
Dette kan eksempelvis være oplysninger om overtrædelser af interne retningslinjer af mindre alvorlig karakter, herunder regler om sygefravær, påklædning, privat brug af kontorartikler m.v. Oplysninger om personalerelaterede konflikter på arbejdspladsen, vil som udgangspunkt ikke være at anse som grove overtrædelser, medmindre der er tale om grove grovere konflikter eller chikanesager.
Oplysninger om forhold, der ikke omfattes af whistleblowerordningen, kan i overensstemmelse med gældende regler og retningslinjer indgives gennem de almindelige kommunikationsveje til ledelsen i SCT (nærmeste leder eller dennes leder), til tillids- eller arbejdsmiljørepræsentanten eller til HR-afdelingen.
Hvis du indberetter et forhold, som vurderes at falde udenfor whistleblowerordningens anvendelsesområde, orienteres du herom. Din indberetning videresendes ikke fra whistleblowerordningen til rette behandlingssted. Du skal derfor selv gå videre med din indberetning til rette sted, hvis den afvises fra whistleblowerordningen.
De eksempler der er givet ovenfor, er ikke nødvendigvis udtømmende. Hvis du er i tvivl, om din observation kan indberettes til whistleblowerordningen eller ej, så opfordrer vi dig til at indberette observationen og uden angivelse af din identitet.
Hvem kan indberettes til whistleblowerordningen?
Der kan indberettes overtrædelser og potentielle overtrædelser begået af ansatte i SCT, inklusive medlemmer af bestyrelsen og direktionen. Andre personer med tilknytning til SCT kan også indberettes, når oplysningerne vedrører forhold, som SCT er ansvarlig for. Der kan også indberettes handlinger, som ikke kan henføres til en enkelt person, men f.eks. skyldes en grundlæggende (system)fejl hos SCT.
Indberetninger kan kun indgives eller opstartes via den etablerede whistleblowerplatform, som drives af DAHL Advokatpartnerselskab. Platformen sikrer at der sker en fortrolig behandling af indberetninger, og at efterfølgende dialog sikkert kan udveksles via platformen. Det er via platformen muligt at indgive skriftlig indberetning.
Whistleblowerplatformen tilgås via https://scantruck.whistleblowers.nu/
Indberetning kan ske på dansk.
Der er nedenfor beskrevet nærmere om fortrolighed og anonymitet samt om hvordan SCT behandler indberetninger.
Hvem behandler indberetningerne?
Indberetninger behandles af SCT’s interne whistleblowerenhed, som bistås af DAHL Advokatpartnerselskab.
Indledningsvist modtages alle indberetninger til whistleblowerordningen af DAHL Advokatpartnerselskab, som foretager en habilitetsvurdering, som sikrer, at indberetningerne ikke overgives til en person ved SCT, der selv er involveret i sagen. Herefter overgives indberetninger til videre opfølgning ved særligt udpegede og betroede medarbejdere i SCT.
I sagsbehandlingen kan inddrages eksterne samarbejdspartnere så som advokater og revisorer samt direktionen og bestyrelsen.
Fortrolighed og anonymitet
En whistleblower vælger selv, om vedkommende vil oplyse sin identitet i forbindelse med en indberetning.
Whistleblowere, som ikke ønsker at oplyse deres identitet, skal selv være opmærksomme på at sikre, at deres identitet ikke fremgår noget sted af indberetningen, herunder i evt. bilag. SCT gør opmærksom på, at selvom identitet ikke oplyses, kan indberetningen i sig selv, eller de undersøgelser der foretages for at følge op på indberetningen eventuelt afsløre whistleblowerens identitet. SCT kan derfor ikke garantere, at en whistleblower er anonym, men vi kan garantere, at whistlebloweren er sikret fortrolighed om sin identitet.
Hvis identitet på whistlebloweren ikke er SCT bekendt, kan muligheden for at følge op på indberetningen være begrænset. SCT opfordrer derfor til at indberette med oplysninger om identitet.
SCT behandler alle oplysninger modtaget via whistleblowerordningen fortroligt og med diskretion.
Whistleblowers identitet (og oplysningerne der kan afsløre identitet) bliver holdt fortrolige af dem, der er autoriseret til at behandle indberetningen. De personer, der behandler indberetningen er underlagt en lovbestemt tavshedspligt om alle oplysninger, der indgår i indberetningen.
Oplysninger om whistleblowerens identitet og andre oplysninger, ud fra hvilke whistleblowerens identitet direkte eller indirekte kan udledes, må kun videregives med whistleblowerens udtrykkelige samtykke til andre end de autoriserede personer, der er kompetente til at modtage eller følge op på indberetninger, jf. dog afsnittet lige herunder.
Selv om whistlebloweren ikke har givet samtykke, kan oplysninger om whistleblowerens identitet og andre oplysninger, ud fra hvilke whistleblowerens identitet direkte eller indirekte kan udledes, videregives til politiet og andre offentlige myndigheder, når videregivelsen er nødvendig og forholdsmæssig og sker for at imødegå overtrædelser, eller med henblik på at sikre berørte personers ret til et forsvar. Som udgangspunkt vil whistlebloweren blive orienteret forinden sådan videregivelse.
Andre oplysninger fra indberetningen kan også kun videregives, når det sker som led i opfølgning på en indberetning eller for at imødegå overtrædelser.
Hvordan registrerer og behandler SCT indberetninger?
Alle indberetninger til whistleblowerordningen skal indgives via den etablerede whistleblowerplatform, som er tilgængelig på https://scantruck.whistleblowers.nu/
Alle indberetninger bliver registreret. Registreringen sker i overensstemmelse med den fortroligheds- og tavshedspligt, der ved whistleblowerloven er pålagt de autoriserede personer, der modtager og følger op på indberetninger.
Senest syv dage efter indberetning er indgivet, modtager whistlebloweren en bekræftelse på, at indberetningen er modtaget, forudsat at whistlebloweren har valgt at følge sagen. Det er muligt via whistleblowerplatformen at føre en dialog og indsende yderligere information – også når whistlebloweren ikke ønsker at oplyse sin identitet.
Når en indberetning modtages via whistleblowerplatformen, foretager DAHL Advokatpartnerselskab en habilitetskontrol, så det sikres at indberetningen ikke overgives til videre behandling hos en person ved SCT, der er omfattet af indberetningen.
Indberetninger behandles herefter af nogle få betroede medarbejdere ved SCT, som er instrueret i den fortroligheds- og tavshedspligt, de er underlagt efter whistleblowerloven.
DAHL kan eventuelt bistå SCT med denne opfølgning.
De betroede medarbejdere er også instrueret i, at de omhyggeligt skal følge op på indberetninger og sørge for, at der hurtigst muligt og ikke senere end 3 måneder fra bekræftelsen af modtagelsen af indberetningen, gives feedback til whistlebloweren.
Feedback indeholder oplysninger om den opfølgning der er foretaget og om begrundelsen for en sådan opfølgning. Feedback vil i mange sager bliver afgivet ad flere omgange. Feedback gives via whistleblowerportalen. For at kunne modtage feedback, skal whistlebloweren derfor vælge at følge sagen, når indberetningen indgives.
De betroede medarbejdere beslutter selv hvilke aktiviteter, der skal iværksættes for at følge op på indberetningen. Der er dog fastsat en overordnet procedure for opfølgningen, som indeholder forslag til aktiviteter, der bør overvejes.
Opfølgningen på indberetninger omfatter altid, at der indledningsvist foretages en vurdering af, om indberetningen falder indenfor whistleblowerordningens anvendelsesområde.
Hvis det vurderes, at indberetningen falder udenfor whistleblowerordningens anvendelsesområde (dvs. indberetningen ikke vedrører et forhold, der kan indberettes til whistleblowerordningen, eller indberetningen indgives af en person, som whistleblowerordningen ikke er åben for), afvises indberetningen, og whistlebloweren modtager besked herom via whistleblowerportalen.
Hvis den indledende undersøgelse konkluderer, at der kan være tale om en overtrædelse, bliver det indberettede forhold underkastet en nærmere undersøgelse. Der kan i den forbindelse også ske videregives af oplysninger fra indberetningen til politiet til yderligere efterforskning.
Hvis det vurderes, at indberetningen er ubegrundet, afsluttes sagsbehandlingen, og whistlebloweren modtager besked herom.
Whistlebloweren nyder beskyttelse i form af fortrolighed og beskyttelse mod repressalier under visse betingelser:
Whistlebloweren skal med andre ord være i god tro omkring sin indberetning.
Hvis whistlebloweren indgiver en indberetning i ond tro, kan det være strafbart (bødestraf), og whistlebloweren kan blive politianmeldt, ligesom det kan have negative ansættelsesretlige konsekvenser. Indberetninger indgivet i ond tro inkluderer eksempelvis bevidst indberetning eller offentliggørelse af urigtige oplysninger – navnlig hvis det sker med henblik på at chikanere eller skade andre personer.
Hvis der indberettes i god tro og i overensstemmelse med denne whistleblowerpolitik, er whistlebloweren beskyttet af den tavshedspligt og fortrolighedspligt, som er beskrevet under punkt 10 ovenfor. Whistlebloweren er også beskyttet mod repressalier. Repressalier omfatter enhver form for ufordelagtig behandling eller ufordelagtig følge som reaktion på din indberetning. Denne beskyttelse omfatter også familiemedlemmer, medhjælpere/partsrepræsentanter mv.
Hvis whistlebloweren indberetter i god tro og i overensstemmelse med denne whistleblowerpolitik, anses whistlebloweren ikke for at have tilsidesat en lovbestemt tavshedspligt og ifalder ikke nogen form for ansvar herfor.
De oplysninger der indberettes, skal whistlebloweren have skaffet sig adgang til på lovlig vis. I modsat fald kan whistlebloweren straffes for at have skaffet sig adgang til oplysningerne.
Muligheden for at foretage indberetning til henholdsvis SCT’s interne whistleblowerordning eller den eksterne whistleblowerordning, der er etableret ved Datatilsynet, jf. herom nedenfor, begrænser ikke ytringsfriheden i øvrigt for ansatte i SCT. Der vil således fortsat være ytringsfrihed og meddeleret i overensstemmelse med de gældende regler herom.
Hvis indberetningen rettes mod en eller flere bestemt(e) fysiske personer, vil disse personer som udgangspunkt blive orienteret herom, jf. dog umiddelbart nedenfor.
Orienteringen gives, når indberetningen er modtaget og de autoriserede medarbejdere begynder at følge op på indberetningen. Hvis omstændighederne omkring indberetningen tilsiger det, eksempelvis af hensyn til opfølgning og efterforskningen eller hvis den indberettede persons interesse i oplysningerne findes at burde vige for afgørende hensyn til whistleblowerens eller andre personers interesser, kan tidspunktet for orientering udskydes eller orientering kan helt undlades, jf. databeskyttelsesloven § 22, stk. 1 og stk. 2.
Underretning omfatter ikke oplysninger fra indberetningen, idet indberetningen er omfattet af en tavshedspligt.
Hvis underretning ikke kan ske uden at afsløre identiteten på whistlebloweren direkte eller indirekte, gives ingen orientering.
Da whistleblowerens identitet er beskyttet efter whistleblowerloven, oplyses identiteten på whistlebloweren ikke til den indberettede person uden whistleblowerens samtykke.
Behandling af personoplysninger
Scantruck A/S, Katkjærvej 5, 7800 Skive, CVR-nr. 12485409 (SCT) er dataansvarlig for behandling af de personoplysninger, som behandles som led i behandlingen af indberetninger i whistleblowerordningen.
Behandling af personoplysninger for at behandle indberetninger, der er modtaget som led i whistleblowerordningen sker med grundlag i lov om beskyttelse af whistleblowere § 22.
I forbindelse med behandling af indberetninger vil SCT behandle personoplysninger, som er indeholdt i indberetningen samt de oplysninger, som indsamles under opfølgning på indberetninger. Personoplysningerne omfatter navnlig identitetsoplysninger, kontaktoplysninger, stillingsbetegnelser, beskrivelse af det indberettede forhold, personers relation til det indberettede forhold, oplysninger om strafbare forhold, oplysninger om rent personlige forhold (navnlig ved chikanesager) samt eventuelt oplysninger af følsom karakter (art. 9 oplysninger). Sagens behandling vil kunne medføre, at også øvrige kategorier af oplysninger indsamles og behandles.
Oplysningerne kan vedrøre whistlebloweren, den berørte person (den indberettede person) og enhver tredjemand nævnt i en indberetning samt øvrige personer, som måtte afhøres i forbindelse med opfølgning af en indberetning.
Hvis det er relevant for opfølgning på en indberetning, kan personoplysninger videregives til eksterne rådgivere og offentlige myndigheder, som eksempelvis politiet. Der er ovenfor i afsnittet om anonymitet og fortrolighed oplyst nærmere herom.
Registrerede personer har som udgangspunkt en række rettigheder, når deres personoplysninger behandles. De almindelige rettigheder efter databeskyttelsesforordningen begrænses dog i en vis udstrækning som følge af de fortroligheds- og tavshedsforpligtelser, der er pålagt efter whistleblowerloven.
Rettighederne hos en person, der bliver indberettet til whistleblowerordningen, eller er nævnt i en indberetning, kan begrænses eller helt afskæres. Det gælder retten til at modtage information efter databeskyttelsesforordningen art. 14, og indsigtsretten efter art. 15.
Whistlebloweren har ret til at modtage oplysninger om, hvilke oplysninger SCT behandler om vedkommende (indsigtsret) samt ret til at få rettet urigtige oplysninger om sig selv. Whistlebloweren har i visse tilfælde også ret til at gøre indsigelse mod SCT’s ellers lovlige behandling af sine personoplysninger. Whistleblowerens rettigheder kan også i visse tilfælde blive begrænset, hvis det vurderes, at whistleblowerens interesse i oplysningerne findes at burde vige for afgørende hensyn til private interesser, eksempelvis af hensyn til andre involverede personer, samt til SCT, hvis formålet med indsamlingen forspildes, hvis whistlebloweren får kendskab til indsamlingen.
Hvis whistlebloweren, en indberettet person eller andre er uenig i den måde vedkommendes oplysninger behandles på i forbindelse med drift og administration af whistleblowerordningen, kan klage indgives til Datatilsynet. Flere informationer om registreredes generelle rettigheder og yderligere oplysninger findes på www.datatilsynet.dk.
Opbevaring og sletning af indberetninger
Indberetninger opbevares og behandles alene så længe det er nødvendigt og forholdsmæssigt for at overholde de krav, der følger af whistleblowerloven.
Indberetninger, der falder udenfor anvendelsesområdet for whistleblowerordningen, slettes som udgangspunkt straks og senest 7 dage efter whistlebloweren (hvor muligt) er meddelt at indberetningen falder udenfor ordningen, og ikke kan behandles. Whistlebloweren har dermed en rimelig lejlighed til at udtale sig herom og iagttage sine interesser. Hvis konkrete forhold taler for det, kan afviste indberetninger opbevares udover perioden på 7 dage regnet fra afvisningen er givet.
Indberetninger, der falder indenfor anvendelsesområdet for whistleblowerordningen opbevares så længe det er nødvendigt og forholdsmæssigt for at overholde SCT’s forpligtelser efter whistleblowerloven. Dette indebærer, at sletning sker ud fra en løbende og konkret vurdering fra sag til sag.
I vurderingen af, om en indberetning fortsat skal opbevares eller om den skal slettes, vil navnlig og som minimum indgå, om det er sandsynligt, at personer med krav på beskyttelse efter whistleblowerloven vil kunne få behov for at dokumentere den pågældende indberetning, hensyn til SCT’s pligt til at følge op på modtagne indberetninger, herunder ved at kæde sådanne indberetninger sammen med tidligere modtagne indberetninger, samt om der er grund til at antage, at den pågældende indberetning vil kunne bestyrkes af senere indkomne indberetninger om samme forhold, f.eks. fordi der allerede er modtaget flere indberetninger om samme emne.
Der er dermed ikke en fast frist for, hvor længe indberetninger opbevares.
I vurderingerne anvendes følgende udgangspunkter:
Hvis der foretages anmeldelse til politi eller andre relevante myndigheder, slettes oplysningerne som udgangspunkt straks efter afslutning af sagen hos de pågældende myndigheder.
Hvis der på baggrund af de indsamlede oplysninger gennemføres en disciplinær sanktion over for en medarbejder, eller der i øvrigt foreligger grunde til, at det er sagligt og nødvendigt for SCT fortsat at opbevare oplysninger om medarbejderen, vil oplysningerne blive opbevaret i den pågældendes personalesag under iagttagelse af den til enhver tid gældende lovgivning.
Hvis der ikke indenfor 2 måneder efter afslutning af en opfølgning på en indberetning er foretaget anmeldelse til politi eller andre relevante myndigheder, eller hvis oplysningerne ikke inden denne frist er overført til en medarbejders personalesag, vil oplysningerne som udgangspunkt blive slettet.
Datatilsynet har etableret en uafhængig og selvstændig ekstern whistleblowerordning til modtagelse og behandling af oplysninger om overtrædelser.
De oplysninger om overtrædelser, der kan indberettes til denne eksterne whistleblowerordning, er oplistet ovenfor, og er dermed sammenfaldende med de oplysninger, der kan indberettes til SCT’s interne whistleblowerordning.
Det er op til den enkelte potentielle whistleblower at afgøre, om der skal indberettes til den interne- eller eksterne whistleblowerordning.
Potentielle whistleblowere opfordres til at indberette til den interne whistleblowerordning.
Potentielle whistleblowere kan læse nærmere om den eksterne whistleblowerordning samt proceduren for indberetning og sagsbehandling på Datatilsynets hjemmeside for den eksterne ordning på www.whistleblower.dk.
Spørgsmål og kontaktoplysninger
Spørgsmål om whistleblowerordningen og anmodning om udøvelse af rettigheder efter persondatalovgivningen kan stilles til SCT ved henvendelse til Marie Lybye Poulsen på direkte telefon 30 61 90 59 eller på e-mail mlp@nc-nielsen.dk.
Det er ikke muligt at foretage indberetning på kontaktoplysningerne herover.
Spørgsmål om whistleblowerordningen kan også stilles til DAHL Advokatpartnerselskab, att.: advokat Søren Wolder på direkte telefon 88 91 92 45. Advokaten er underlagt tavshedspligt og giver ikke oplysninger om din henvendelse til SCT.